Fazer mais em menos tempo. Em um dia de trabalho, tudo o que a gente queria era descobrir a fórmula da produtividade para encaixar as milhares de tarefas que programamos fazer, não é?

Bom, uma fórmula não existe, porque o ser humano não é um robô. Mas podemos adotar várias dicas de produtividade no trabalho para produzir mais em menos tempo. 

Para a empresa, o aumento da produtividade no trabalho significa mais resultados e entregas. Para os trabalhadores, significa mais metas alcançadas, satisfação e reconhecimento. Porém, quando a produtividade se torna uma obsessão e extrapola limites, pode desencadear problemas de saúde mental.

Neste artigo, vamos falar tudo sobre produtividade no trabalho, a importância de ser produtivo e como fazer isso de forma equilibrada, dentro dos seus limites. Acompanhe:

O que é produtividade no trabalho?

Produtividade no trabalho é a capacidade de realizar a maior quantidade de entregas para a empresa, com o nível de qualidade esperado, usando o mínimo de recursos possível.

Significa otimizar a produção ao organizar as tarefas, definir metas, automatizar atividades, evitar interrupções, entre outras medidas que vamos ver mais adiante.

Para algumas empresas, produtividade é apenas sinônimo de pressa: quanto mais entregas um funcionário realizar, mais produtivo ele é. Porém, a produtividade não pode perder sua conexão com a qualidade da produção, que precisa atender aos requisitos da empresa.

A produtividade no trabalho pode se referir a máquinas, a pessoas ou a uma empresa como um todo. A capacidade produtiva de uma indústria, por exemplo, refere-se ao máximo de produtos que ela consegue produzir com os recursos disponíveis.

Mas aqui neste artigo tratamos da produtividade humana, ou seja, da capacidade dos funcionários de gerar mais resultados usando menos recursos.

E, quando falamos de recursos, estamos falando de uso de equipamentos, de energia elétrica, mas principalmente de tempo. Na era digital, que acelerou o ritmo do trabalho, o tempo é um dos recursos mais escassos das empresas e das pessoas.

Na transformação digital, muitas tecnologias surgem com a promessa de otimizar o tempo das pessoas. Acreditamos cegamente que as ferramentas podem nos tornar mais produtivos. Porém, já vivemos hoje um paradoxo da produtividade.

Uma pesquisa do MIT mostrou que tecnologias de inteligência artificial, embora tenham impulsionado importantes transformações nos últimos anos, não resultaram em aumento de produtividade. Nos Estados Unidos, a produtividade no trabalho teve um aumento de 1,3% ao ano entre 2005 e 2016, menos da metade da taxa anual de 2,8% entre 1995 e 2004.

Esses dados ajudam a entender que a produtividade está menos nas ferramentas e mais no comportamento humano. Aplicativos e softwares podem ajudar, mas as formas como nos organizamos e interagimos são mais determinantes para a nossa produtividade no trabalho.

Por que a produtividade é tão necessária?

A produtividade no trabalho é necessária para as empresas cumprirem seus objetivos. Mas também traz benefícios no âmbito pessoal, já que os funcionários realizam suas metas e se sentem mais satisfeitos no trabalho.

Para as empresas, aumentar a produtividade significa ter mais competitividade no mercado atual, que exige entregas aceleradas para atender as demandas dos consumidores. A era digital impõe a agilidade nos processos.

Então, quando uma empresa aumenta a produtividade da sua equipe, consegue ter mais resultados em menos tempo. Uma equipe de marketing mais produtiva tende a atrair mais clientes para a empresa. Um time de vendas altamente produtivo tende a fechar mais bons negócios. Como resultado, a produtividade gera mais lucratividade.

Além disso, produtividade também gera redução de custos. Mas isso não vem do corte de verbas ou da demissão de funcionários, e sim do aumento da eficiência do trabalho.

O gestor pode investir em treinamentos, por exemplo, que orientam os vendedores a evitar o desperdício de tempo com leads que não vão fechar negócio. Com isso, eles se tornam mais produtivos: conseguem focar em potenciais clientes que têm mais chances de fechar a venda, sem gerar mais custos para a empresa.

Já para os colaboradores, aumentar a produtividade no trabalho pode ser sinônimo de satisfação. Quando as pessoas se sentem produtivas, elas percebem que estão contribuindo para o coletivo e se motivam mais para as suas atividades.

Se a empresa fizer uma boa análise dos indicadores individuais de produtividade, pode criar políticas de reconhecimento para os colaboradores mais produtivos. E, com isso, eles ganham ainda mais satisfação e motivação profissional.

Cuidado com a obsessão por produtividade

A produtividade no trabalho é positiva. Como vimos anteriormente, traz uma série de benefícios para a empresa e para os colaboradores.

Porém, o mercado de trabalho pode ser opressivo na exigência por mais resultados, além de cultuar os profissionais e empreendedores excessivamente produtivos. E aí começam os problemas…

Quando a produtividade se torna uma obsessão, seja pela autocobrança, seja pela pressão externa, ela pode ter graves reflexos na saúde mental.

Cada vez mais pessoas sofrem com o estresse no trabalho, que pode levar ao esgotamento mental e até desencadear a síndrome de burnout, que é um distúrbio psíquico causado pela exaustão extrema no trabalho.

É como uma “pane no sistema”, que acende um pedido de socorro do corpo para pegar mais leve na rotina de trabalho. No Brasil, cerca de 30% dos profissionais sofrem com essa síndrome. Não é pouca gente…

Pior ainda é que sentimos uma culpa interna por não sermos tão produtivos, como se não fôssemos capazes. Na comparação com colegas, certamente um é mais produtivo que o outro (claro, porque as pessoas são diferentes!). Então, com o estresse e o esgotamento, vem também a frustração.

Além disso, a obsessão por produtividade também pode minar a sua criatividade. Quando o foco é só produzir, não dá tempo para mais nada. E o processo criativo requer tempo para se inspirar, refletir, divagar, errar, desfazer e refazer, até maturar as melhores ideias.

Pode parecer que você não está produzindo enquanto está trocando ideias com a dupla de criação ou pesquisando referências para criar um layout, por exemplo. Mas isso faz parte do processo produtivo.

O ser humano não é um robô, que pode executar uma tarefa atrás da outra sem nem respirar. Precisamos respeitar os limites da mente e do corpo. Precisamos do tempo de descanso, de reflexão, de respiro. No dia de trabalho, lembre que a sua vida não se resume à sua produtividade.

Quais são os principais indicadores de produtividade?

Produtividade não é um conceito abstrato. Ela pode ser mensurada por meio dos indicadores de produtividade. Eles oferecem uma visão mais precisa sobre a capacidade produtiva de um funcionário, de uma equipe ou da empresa como um todo.

Monitorar a produtividade é uma forma de identificar lacunas de aprendizado, necessidades de melhoria nos processos, problemas de gestão de tempo e outras questões que apontam caminhos para melhorar a eficiência da empresa.

Alguns gestores, porém, podem usar o monitoramento de produtividade como forma de pressão sobre os funcionários. Mas, como dissemos, a obsessão por produtividade se reflete na saúde mental dos trabalhadores. Então, procure usar os dados apenas como estímulo às equipes e como subsídios para tomadas de decisão.

A seguir, vamos conhecer os principais indicadores de produtividade que você pode monitorar:

Lucratividade

A lucratividade é um indicador de produtividade. Afinal, quando a equipe é produtiva, tende a trazer mais resultados para a empresa.

Um exemplo de indicador, nesse caso, seria a receita total por vendedor. Em determinado período, quem gerou mais receita para a empresa? Essa informação pode ser usada para reconhecer e premiar os vendedores em programas de incentivo.

Capacidade de produção

A capacidade de produção também é um dos indicadores de produtividade. Pode ser medida no âmbito da empresa, de cada equipe ou de cada colaborador.

O número de leads gerados pela equipe de marketing durante o mês é um exemplo. Em uma indústria, o número de unidades produzidas por hora é um indicador bastante usado.

Entregas no prazo

Para monitorar a produtividade de uma equipe ou de cada colaborador, também dá para mensurar o número de entregas no prazo. Esse indicador é essencial para garantir o bom andamento dos processos na empresa e a satisfação do cliente final.

Quando há uma pessoa ou uma equipe com muitos atrasos, é preciso identificar os motivos, que podem ser desde um fator emocional até o estabelecimento de prazos inexequíveis.

Tempo de ociosidade

O tempo de ociosidade também é usado como indicador de produtividade. Afinal, enquanto uma pessoa ou máquina está ociosa, não está produzindo.

Porém, é preciso ter cautela no uso desse indicador. Os intervalos e períodos de descanso também são essenciais para a produtividade e para a saúde mental. O problema é quando eles extrapolam o razoável. Nesse caso, também é preciso identificar os motivos da ociosidade excessiva.

Nível de qualidade

Produtividade sem qualidade não serve. Por isso, um dos indicadores de produtividade também precisa medir o nível de qualidade das entregas e se elas estão atendendo aos requisitos. Esse indicador também é essencial para garantir que o produto final alcance a satisfação do cliente.

Quais são os maiores inimigos da produtividade?

Quem quer ser mais produtivo pode tentar identificar o que está prejudicando a sua produtividade no trabalho. Levantamos aqui os principais inimigos da produtividade, para ajudar você a identificar na sua rotina e se organizar.

Mas lembre sempre do equilíbrio. Nem tudo na vida é sobre produtividade. Às vezes você vai se distrair, às você vai procrastinar, às vezes você vai interromper sua atividade para fazer outra coisa, às vezes você não vai conseguir se planejar… Encare isso com naturalidade. Mas, depois, procure retomar o foco.

Vamos ver agora quais são eles:

Falta de planejamento

A falta de planejamento é a maior inimiga da produtividade. Quando você não tem um cronograma, metas e prioridades, não sabe nem por onde começar, não é?

As tarefas vão se atravessando, porque uma é mais urgente que a outra, e você não consegue finalizar nenhuma… Esse é o maior pesadelo da produtividade.

E essa falta de planejamento, vale ressaltar, não é só uma responsabilidade individual. Quando a empresa ou o departamento não se planeja, os trabalhadores também ficam desorientados e perdem produtividade.

Reuniões improdutivas

Sabe aquela reunião que poderia ser um email? Pois é, reuniões também podem ser inimigas da produtividade.

Não estamos dizendo que reuniões não servem para nada, ok? Muitas vezes, elas ajudam a organizar e alinhar o time e, assim, contribuem para a produtividade. O problema é quando elas perdem objetividade, viram uma conversa de bar e se tornam infinitas — enquanto você poderia estar focado produzindo.

No trabalho remoto, que se popularizou durante a pandemia do coronavírus, as reuniões online podem tomar um dia inteiro de trabalho…

Notificações

Quem resiste a clicar na notificação de uma nova mensagem no WhatsApp? E quando aquele email tão esperado chega?

Notificações foram feitas para distrair e nos levar até o site ou app que está gritando pela nossa atenção! E sabemos que elas acontecem a todo momento, no celular ou no computador.

Se você clica nas notificações, um universo de novas atividades se abre no seu dia. Mas, mesmo que você não clique, apenas o aviso da notificação já é suficiente para interromper sua atenção.

Por isso, a produtividade se perde quando notificações estão ativadas. Elas minam a capacidade de entrar no estado de fluxo, que é o estado emocional em que estamos totalmente concentrados em uma tarefa e alcançamos o maior nível de produtividade.

Perfeccionismo

Existe uma linha tênue entre o perfeccionismo e a autossabotagem. Querer que as coisas sejam perfeitas é sinal de que você preza pela excelência, e isso é ótimo. Porém, o ideal dificilmente existe. Então, o perfeccionista tende a minar sua produtividade, na tentativa de chegar ao ideal. Só que isso não acontece e ele se frustra.

Além disso, o perfeccionista tem dificuldade de delegar tarefas, porque gosta de ter controle de tudo. Só ele percebe erros que ninguém mais vê, então nenhuma tarefa pode ficar mal feita. Por isso, ele tende a se sobrecarregar e perder o discernimento para priorizar tarefas.

Tarefas paralelas

Um colega pede uma ajudinha, o chefe pede uma tarefa urgente, e todas as suas atividades vão ficando pelo caminho…

Essas atividades paralelas que surgem no meio de um dia de trabalho também são inimigas da produtividade. Elas tiram o seu foco e, cada vez que você volta à sua atividade, é mais um tempo para retomar a atenção e mais estresse para cumprir a tarefa no prazo.

Como aumentar a produtividade no trabalho?

Por fim, vamos ver agora algumas dicas para aumentar a produtividade no trabalho. Você vai ver como pequenas atitudes no dia a dia podem mudar a forma como você trabalha e aliviar o esgotamento, sem ficar sempre correndo contra o tempo.

Vamos agora às dicas para se tornar uma pessoa mais produtiva no seu trabalho, seja no escritório, seja no home office:

Organize sua rotina

Organização no trabalho é essencial para a produtividade. Isso vale para o espaço físico, os seus arquivos digitais e as suas atividades em geral.

A lógica da organização vai depender das suas necessidades e do seu estilo, mas uma boa forma de organizar sua rotina de trabalho é usar a metodologia 5S, baseada nos sensos de utilização, organização, limpeza, normalização e disciplina.

No seu ambiente físico de trabalho, é importante manter as coisas organizadas. O caos pode gerar um cansaço mental, além de atrapalhar quando você precisa encontrar alguma coisa rapidamente.

O mesmo vale para o ambiente digital e a organização de arquivos armazenados no computador ou na nuvem. Organize as pastas em categorias, nomeie os arquivos de maneira padronizada e guarde os arquivos com backup.

Já para organizar a rotina de atividades, é interessante manter uma agenda eletrônica ou um aplicativo de gerenciamento de projetos, que ajudam a visualizar e controlar o que você precisa fazer. Defina prioridades na rotina e metas para o cumprimento das tarefas. Além de organizar as atividades, você vai sentir satisfação a cada “check” nas metas atingidas.

Saiba priorizar tarefas

Sabemos que os trabalhadores estão cada vez mais sobrecarregados. As tarefas não param de surgir, uma mais urgente que a outra. Mas, se tudo é urgente, como dar conta de tudo?

Primeiramente, é importante saber dizer “não”. Não é fácil fazer isso, sabemos, mas não sinta culpa. As tarefas que outras pessoas colocam sobre a sua mesa muitas vezes não são as suas prioridades. Então, explique qual é a sua prioridade no momento e tente encontrar uma solução: deixar para depois ou passar para outra pessoa, por exemplo.

Ainda assim, tem um monte de tarefas na sua agenda… Então, é preciso saber priorizar. Para isso, existe uma metodologia chamada de Matriz de Eisenhover, que foi desenvolvida para ajudar a gerenciar o tempo. A metodologia sugere classificar as tarefas em quatro tipos e decidir o que fazer com elas:

Importante e urgente: fazer imediatamente.Importante e não urgente: decidir quando fazer.Não importante e urgente: delegar para outra pessoa.Não importante e não urgente: fazer mais tarde ou não fazer.

Pronto: assim você consegue enxergar mais facilmente quais são as suas atividades prioritárias para organizar sua rotina.

Automatize ações manuais

As ferramentas não são tudo para a produtividade. Mas são aliadas para otimizar a rotina, porque permitem organizar informações e automatizar atividades manuais que tomam seu tempo.

Ferramentas de CRM, por exemplo, concentram todas as informações de clientes e contatos para toda a equipe acessar. Então, você não precisa buscar o nome e o telefone do cliente no seu caderninho toda vez que falar com ele.

Uma ferramenta de email marketing automatiza fluxos de emails, o que não seria viável manualmente. E outras diversas plataformas cumprem esse papel de automatizar ações manuais para trazer mais produtividade para a equipe e escalabilidade para o negócio.

Delegue tarefas

Delegar atividades é um desafio, especialmente para os perfeccionistas. Mas é uma medida essencial para evitar a sobrecarga e conseguir focar nas tarefas que realmente importam.

Quando você perceber que está com a agenda cheia, analise suas tarefas. Conforme a Matriz de Eisenhover, se você tiver tarefas urgentes, mas não importantes, delegue para outra pessoa o quanto antes. As tarefas não importantes e não urgentes também podem ser delegadas, se você julgar que não consegue fazê-las nem mesmo mais tarde.

Uma questão aqui é definir o que é uma tarefa importante ou não importante. Procure entender o impacto que aquela atividade traz para o seu trabalho e para a empresa — se é essencial para alcançar os objetivos, então ela é importante. Se não, ela pode ser terceirizada.

Além disso, avalie a complexidade da atividade, de acordo com as suas habilidades e competências. Se é uma tarefa que só você pode ou consegue fazer, não dá para terceirizar. 

Mas, se é uma atividade de baixo risco, repetível e não complexa, é melhor delegar. Este artigo da Harvard Business Review recomenda: não desperdice seu tempo com atividades de baixo valor, ou seja, abaixo do seu valor-hora. Isso também prejudica sua produtividade.

Alivie a fadiga de decisão

Você pode não perceber, mas boa parte do tempo de trabalho é gasta com tomadas de decisão, que podem levar a uma síndrome chamada de fadiga de decisão. Só que nem toda decisão é importante, e mesmo assim acaba tomando vários minutos do seu dia.

Então, procure classificar as decisões do seu dia a dia: elas são importantes ou não importantes? Decisões importantes são complexas, irreversíveis ou de alto risco. Já as não importantes são banais, reversíveis, sem risco para o seu trabalho ou para o negócio. Essas, então, não devem tomar seu tempo.

Conforme Jeff Bezos, que propõe essa classificação em Tipo 1 e Tipo 2, as empresas tendem a confundir os dois tipos de decisão à medida que crescem. Isso torna os processos mais lentos e ainda prejudica a inovação.

Utilize a comunicação assíncrona

Ferramentas como WhatsApp e Messenger são excelentes para agilizar a comunicação. Mas também podem interromper a atenção durante o trabalho, além de parecer que estamos sempre disponíveis.

Por isso, não hesite em usar ferramentas de comunicação assíncrona — o email ou o Trello, por exemplo. Elas permitem interagir apenas quando você estiver realmente disponível.

Acredite: a maioria das mensagens não é realmente urgente. Então, você não precisa responder em tempo real.

Não tenha medo de errar

O medo de errar pode atrapalhar muito a produtividade. Esse medo pode levar ao perfeccionismo e à dificuldade de tomar decisões. O tempo se esvai enquanto a pessoa tenta chegar à perfeição ou encontrar a melhor saída para uma decisão.

O medo de errar muitas vezes tem motivações profundas, então não é tão simples dizer “não tenha medo”. Mas procure entender as falhas como parte do processo de aprendizado e crescimento. Esse pensamento ajuda a diminuir a autocobrança que muitas vezes sabota a produtividade.

Evite a alternância de tarefas

Vamos agora acabar com um mito: o ser multitarefas. Fazer várias coisas ao mesmo tempo não existe, ok? O ser humano simplesmente não tem essa capacidade.

O que se chama de multitarefas, na verdade, significa alternância de tarefas, que pode ser muito prejudicial à sua produtividade. Estudos mostram que a alternância de tarefas pode custar até 40% do tempo produtivo de uma pessoa.

Quando você acha que está lendo mensagens no celular, escrevendo um texto e ouvindo um podcast, tudo ao mesmo tempo, está alternando freneticamente entre essas tarefas. Isso acaba fazendo com que cada tarefa leve mais tempo para ser finalizada e tenha mais chances de erros.

O ser humano só consegue realizar uma atividade cognitiva por vez — falar ou escrever, ouvir ou ler, e por aí vai. Por isso, siga o mantra: uma tarefa de cada vez. Isso se chama foco.

Manter o foco pode ser difícil para muitas pessoas, mas comece definindo um bloco de tempo para cada tarefa (1h, 2h, um turno etc.), conforme a sua lista de prioridades. E aceite: você não é multitarefa.

Por fim, sabe o que mais ajuda a aumentar a produtividade no trabalho? As condições de trabalho. As formas como você interage com o ambiente, com os equipamentos, objetos e mobiliário impactam na sua saúde, no seu bem-estar e, claro, na sua produtividade.Por isso, recomendamos que você leia também o nosso artigo sobre ergonomia no trabalho, que mostra a importância das condições de trabalho para os colaboradores e a empresa como um todo.

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